如何有效推动工作—谈谈我对PDCA的应用

如何有效推动工作—谈谈我对PDCA的应用

以下内容转自公司运营管理部黄敏同学的分享,黄敏的执行力在整个公司都是公认的,她的分享对于急于提升个人及团队执行力的同学来说,可谓是良方一剂! 意识上：关键词：需要、喜欢、用心、擅长、优势、价值、成就感!1) 如果你喜欢这份工作,你会用心做好,持续地用心便会擅长,一旦擅长就成了优势,当你的优势帮你解决问题就体现了自身的价值,成就感就会伴随你!2) 如果你需要这份工作,你会用心做好,持续地用心便会擅长,一旦擅长就成了优势,当你的优势帮你解决问题就体现了自身的价值,成就感就会伴随你,你一定会喜欢这份工作!3) 如果你不喜欢也不需要这份工作,即使公司投入再多的培养、上级操再多的心,你会发现这个人的工作成果总好像缺了点什么、总有那么一点点的遗憾!不是他不够聪明、也不是他偷工减料,而是他没有十分“用心”!4) 工作宗旨：以解决问题为首要原则,不抱怨、不埋怨!（解决谁的问题：解决客户的、解决区域的、解决他人的,通过解决他人的、集体的问题体现自己的价值）.年轻时就被老一辈们告诫：吃亏是福,多干点、干不坏!想宽点、想远点、一切问题皆有因!找到原因、找到问题,公司有的是强人、能人、集组织的力量就没什么解决不了的问题,所以：不要怕暴露问题!我们的目标是：能快速发现问题、快速推动解决问题!5) 所以,如果你想被需要、想有成就感,首先应该十分用心地把手头工作做好,事无大小,每解决一个问题都会给他人、给团队贡献你的价值!如果你没法用心、也没法喜欢,只是随便对待,出于对自己负责的态度,不要再浪费时间!2、方法上：关键词：项目管理、获得承诺、PDCA、行动比完美重要、没有检查就没有执行力!1) 然而随着事情的复杂度越来越高、涉及的跨部门越来越多,很多事情不是你一个人“单相思”就能把事情干漂亮!因此我们需要一个系统的、科学的方法使得工作更成体系、更有节奏地通往你想通往的目标.2) 通过在明源8年的工作实践,在这8年中,我接到很多很多的工作任务,大的、小的、简单的、复杂的,我发现“PDCA”是屡试屡胜,他让我多次在完成工作任务后拿“A”,也让我获得不少好评,这是个好工具,在此希望和所有在后台默默付出的同事们分享.3) PDCA在很多工作场景都可以用到,比如：小到一项工作、一项任务的推进、一个制度的制定&传递、一场活动的组织、部门内部工作的部署&安排,大到战略推进、合同跟进、项目交付等等都能取得很好的成果,下面针对我们后台人员经常用到的推进某一项工作任务（看起来事情很小：比如应收款跟踪收回、制定某项制度、预算的制定等等）为样例介绍一下PDCA应用：类别定义操作步骤手段&方法PPlan 计划.包括方针、目标的确定以及活动计划的制定. 明确目标和原则：与上级沟通清楚、结合工作现状和当前环境,明确开展该项工作具体目标和原则； 明确收益：想象目标完成后带来的成果和收益,到底能解决什么问题?产生什么效益? 集思广益：集合团队的力量、借用他人的智慧、站在巨人的肩膀,少走弯路； 组织安排：经过一系列的沟通和系统的思考,确定开展该项工作的范围、周期、人力资源、沟通方式、存在风险、需要谁的支持. 制定行动：结合现有资源和实际情况制定可行的能解决问题的行动计划； 用‘5W1H“进行思考：是什么?为什么?如何解决? 项目管理思想制定计划； 索要承诺：向对这项工作有重大影响的关系人务必沟通到位、双赢思维、取得承诺!DDO
执行.具体运作,实现计划中内容. 行动比完美重要：计划一旦制定,无任何借口、不抱怨、不埋怨、做了再说,先做才有资格发表意见. 一旦开展风风火火干,不能虎头蛇尾、有完整开始和收尾,给自己的“用心“一个交代.CCheck
检查.明确效果,总结执行找出问题. 明确检查周期：依据整项工作周期的长短确定是以日、周、还是以月为单位对工作进行回顾和总结,回顾的目的是为了检查执行中存在的问题、及时纠偏,确保总在正确地做事和做正确的事. 明确反馈方式：检查结果若自己能直接解决则自己先行处理,若涉及到跨部门且在自己能力范围内无法解决的问题,需要找一个正确的渠道暴露问题,进一步明确发力重点（比如：舆论的力量、组织的力量、上级以及高层的力量）； 明确的奖惩机制：每达成一个里程碑、一个阶段性目标,自己鼓励一下自己.若推进的工作全部需要他人完成,则更需要明确清楚什么该做?做好的同事应该激励,什么不该做,做不好的应该批评和惩罚! 没有检查就没有执行力!自己手头工作需要定期检查,自己推进需要他人完成的工作更需要检查,通过检查及时暴露问题并快速推动解决以保证工作在正确轨道上.AAction处理改进.成功经验肯定,标准化以适当推广；失败教训总结以免重现；. 快速推动解决,PDCA循环：若涉及到复杂工作需要多部门形成合力开展去解决某一个问题,则又形成了下一个PDCA的循环! 有始有终：每一项工作要做就用心、尽力做,有激情的开始、有计划地收尾,尽量不留下遗憾.改进的行动清单追踪落实到位,直至问题解决宣告工作可以告一段落.PDCA 它能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序,它能带领我们通往你想要到底的目的地.小技巧 沟通：同理心,切忌不耐烦,抱着解决问题的心态去沟通、双赢的思维,不能自己抱怨和埋怨自己开展的工作；； 资源协调：所有和你有工作接触的人建立一个资源库,谁关心什么?愿意解决什么问题,方便届时找到对应的人解决对应问题； 信用账单：谁可以相信、谁不能相信、通过多年的接触也建立一个类似信用账单,方便自己在考虑问题、制定计划时预计相关的风险；4) 有了用心解决问题的意识、加上PDCA的工作思路（严格执行）,再配上正常的沟通、组织能力、工作技能,相信我们后台工作人员一样能把工作做的很出色.后台人员的工作成果虽然不能用数字直接量化,但我们润物细无声、日积月累地解决掉了一个又一个的问题,让组织这台大机器健康、持续地运转,这不正是螺丝钉吗?这也是我们存在的价值—奉献、钻研、坚忍、合作、敬业、适应、不挑剔、扎实、默默无闻!3、相关工具&技能：工具：EXCEL、WORD、PPT、ONENOTE、思维导图；技能：分析问题、解决问题的结构化套路、撰写文字的结构化套路（让他人易读易懂,节省时间也是提高效率）；建议阅读：金字塔原理以上的这些内容都从公司同事身上学习,姚武、浪雄、郝强、红波、海洋、王伟、一鸣、程康、定国、迪莱、阿钟、高宇等等所有接触的同事,感谢有机会认识他们并有幸得到指导或者有机会看到他们处理问题的方式,谢谢大家!正是从他们身上所学让我这个原一无所长的笨鸟学会了工作的方法、思考的方法、解决问题的方法.我坚信,有付出就会有收获,而没有付出,就一定不会有收获!因此做一颗有润滑油的螺丝钉一样能实现自身存在的价值、获得相应的回报!最后再次强调：解决问题是开展一切工作的根本! 在制定行动计划时需要了解里程碑的定义,下文可参考!一、里程碑是什么?1、 里程碑是让您明确您现在处在哪,离目的地还有多远的标志：当我们在沿途观看路标,每当达到一个心中的路标时,便知道还有多少路、需要多少时间才能达到终点,而这些路标就是我们在旅途中的里程碑,让我们可以清楚地知道目前所在、离目的地有多远,能够估算合适才能达到目的地.2、 里程碑是阶段性目标,是完成阶段性工作的标志：强调目标管理,将行动分解成达到预期目标的若干阶段性目标（作业则是具体的活动,用于聚焦执行落地的工作项）.3、 里程碑是该项目行动上设计的重要时间检查点：在制定项目计划时,在时间进度上设立的重要时间检查点,有了里程碑计划节点才能在项目执行过程中利用这些时间检查点来对项目的进程进行检查和控制,同时里程碑标志着上一个阶段的结束、下一个阶段的开始,明确任务的起止点.4、 里程碑是可交付成果的完成：为方便追踪&检查,必须符合SMART原则,明确干完相关工作后有可检查的标志交付物,用来确定相关活动的结束.5、 里程碑不是具体的任务、活动：里程碑不是活动、只是活动结束的标志,因此其不耗时、不耗资源,仅仅是工作完成的一个标志,正常情况下没有开始时间,只有截止时间（除非一些里程碑要求不能早于某一时间段完成,才会有开始时间）,二、为什么需要设定里程碑?1、 里程碑的主要作用是判断项目是否沿着正确的路线前进、是否完成了各阶段的预定工作.2、 里程碑主要用来检查该个项目、该个行动是否达到了预期的目标.三、如何制定里程碑? 制定里程碑有4大步骤,分别是：1、 所有项目成员一起对该项目和行动的预期目标和最后的一个里程碑进行明确并达成共识.2、 所有项目成员一起将预期目标分解成若干阶段性目标,并确定所有的里程碑,先罗列出来.3、 所有项目成员一起审核所罗列的里程碑,明确最终里程碑（有些里程碑可以合并、有些则是活动需排除）.4、 理清里程碑的顺序及其逻辑关系,并对其按照时间进行排序；