浅谈如何利用OA提高工作效率

浅谈如何利用OA提高工作效率

九思的专家们在这方面做了新的研究,突破常规建设模式,以信息化为突破口,采用集约化建设模式,全体各单位共建共用一个系统,避免重复建设,节省投资,促进应用推广,降低维护成本;做到不受空间距离限制,及时获悉各部门、各单位办公情况,促进各部门之间高效协同办公;与其他业务系统进行融合,做到信息在不同系统间的推送、共享和调用.其终极目标是要成为智能型管理机构.借助信息的良好传递,更好地完成日常工作,最终,在战略思维、运营效率以及服务质量等方面得到大大改善.
　　九思专家表示,通过协同OA构建高效工作平台,为员工量身定制工作门户,是解决此类问题的最佳方式.他们表示,协同OA以人和组织为核心,以流程为血脉,以知识信息为容器的特性,让它具备了帮助企业构建高效办公平台的自然属性.协同OA围绕企业的不同角色,推送不同的知识、流程和各类资讯甚至报表数据,不管是基层员工还是企业高管,都将因为这样一个高效的办公平台而工作起来更加得心应手.
　　系统整体的设计的原则将遵循安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大基本原则,并且采用集中式部署,核心应用公文及工作任务流转方式支持各单位内部流转和上下级流转两种,两种方式互为衔接.
　　考虑到工作多繁杂、地域跨度广阔、信息化基础薄弱、单位内员工的IT素质参差不齐、协同办公系统的应用范围涉及到全员应用、协同办公系统作为办公室整体IT规划中的一部分存在而且是先行建设上线的系统,加上协同办公系统的建设涉及到的功能庞杂、可选项多,因此在本次建设中坚持 整体规划、分步实施、突出重点、逐级推广、扩展集成的指导方针;遵循的项目成功方法论,把项目成功分解成选型成功、实施成功、应用成功和持续成功四个阶段,在不同的阶段提炼和关注不同的成功保障要素.
　　1.整体规划
　　协同办公系统作为整体IT规划中的一部分存在,具有一定的前瞻性,又必须基于整体规划,在应用对接、门户统一、数据共享等方面具有相当的开放性、兼容性和扩展性.
　　协同办公系统涉及15大核心模块,数千个功能点,如此大范围、多功能的系统也需要总体架构,支持横向扩展和纵向升级,支持系统各功能之间的关联性,支持系统的有机性.▲　　协同办公系统整体架构规划图
　　2.分步实施
　　协同办公系统技术成熟、功能繁多、性能稳定,但是考虑到上千的功能点在参差不齐的全员用户中推广,无疑是一场办公习惯和管理模式的变革,为降低项目的风险,采取持续变革的方式比采取一次革命的方式将更有助于成功;同时系统中涉及到一些跟视频采集等系统的接口开发工作、以及将来与其他子系统对接等工作,因此从实施目标、范围、深度、部署方式等多角度进行分步实施规划将是最好的策略.
　　3.突出重点
　　协同办公系统的推广是一场全员工作行为的变革,如何在持续变革中,确保边建设、边受益,并且最终赢得总体成功?对于行政管理子系统来讲,易用性和黏着度是关键,其中高黏着度是因为用户在这里通过核心的功能模块解决行政管理的主要问题、重点问题,实现用户想用的目标;而易用性确保了用户学习量低、易理解、操作便捷,解决了用户愿意用的目标.
　　此次协同办公系统的核心应用包括但不限于以下：公文管理、督办管理、会议管理、日常办公、车辆管理、在线交流、公共信息、期刊管理、移动办公、固定资产管理、物品管理、人事管理、个人事务管理、多级文件档案管理、系统管理等.
　　4.逐级推广
　　产品和技术不是项目成功的全部保障,系统在单位全员中的推广是一个逐级和持续的过程,在不同的阶段、紧盯不同的目标、关注不同的应用、持续增加应用价值,最终取得圆满的成果.▲　　项目阶段性推广示意图
　　5.扩展集成
　　协同办公系统作为整体IT规划中的子系统,必然在前期提供相应的开发平台、数据库环境,在后期与其他子系统在登录、门户、应用、数据、安全等各层面进行扩展和集成,从而保障系统的一致性和扩展性.▲　　协同办公系统集成扩展示意图
　　如今,随着信息化系统越来越多,很多企业面临着在工作中来回切换系统的处境,处理一件事情甚至需要登录多个平台才能处理,这无疑大大降低了工作绩效.九思专家认为,围绕人的组织的日常业务需求,通过系统集成实现多元化的信息提取与统一展现,真正实现围绕岗位推送工作信息,为员工提供工作的统一办公平台,使员工能够规范、高效的执行工作,从而构建高绩效工作平台.